L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 risponde ad un quesito relativo all’implementazione con l’utilizzo di un’applicazione, di un processo, interamente digitale, di gestione delle note delle spese prodotte da trasfertisti e dei pertinenti giustificativi.
In particolare, il processo ipotizzato dall’istante si articola in più fasi:
- Formazione del giustificativo informatico;
- Formazione della nota spese;
- Approvazione della nota spese;
- Controllo delle spese e sul processo;
- Conservazione;
- Distruzione dei giustificativi analogici.
Quando si parla di documenti informatici, afferma l’Agenzia, il riferimento principale è al D.Lgs. n. 82/05 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” o “CAD”) e ai decreti che ad esso hanno dato attuazione, sia in generale (D.P.C.M. 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici), sia nello specifico per l’ambito tributario (D.M. 17 giugno 2014).
Qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale – ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti anche nel processo ipotizzato dall’istante, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti (ovvero siano realizzati duplicati informatici di documenti informatici ai sensi dell’articolo 23-bis del CAD) e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Restano fermi, come ovvio, tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità, secondo la previsione del D.P.R. n. 917/86 e dei vari documenti di prassi in materia), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente (ad esempio art. 5 del D.M. 17 giugno 2014).
Se può venire meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità – tanto astratta, quanto concreta – di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi, i documenti, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.