L’Ispettorato del lavoro, con la lettera circolare n.1/17 fornisce indicazioni operative in merito alla modalità di tenuta della documentazione dei cronotachigrafi in caso di annotazione della lettera “P” sul Libro Unico del Lavoro.
Attualmente il termine di conservazione dei dischi cronotachigrafici è di almeno 12 mesi dalla data di utilizzazione. Tali dischi sono necessari per determinare, tra l'altro, l'orario di lavoro del personale mobile delle aziende di autotrasporto soggette a tali obblighi.
Sul Libro Unico del Lavoro è possibile l'inserimento delle ore effettivamente lavorate entro 4 mesi dallo svolgimento delle stesse, congiuntamente agli elementi variabili della retribuzione. Nelle more della registrazione dell'orario di lavoro effettivo, può essere indicata giornalmente la presenza del lavoratore mediante l’inserimento della lettera “P” ed, in ogni caso, deve essere conservata la documentazione probante l'orario di lavoro (dischi cronotachigrafici analogici e dati scaricati dalle carte tachigrafiche digitali):
1) il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato per almeno 5 anni;
2) la registrazione dei dati relativi all'orario di lavoro del personale mobile che ha un orario multiperiodale deve essere compiuta entro 4 mesi dallo svolgimento effettivo della prestazione medesima;
3) la registrazione differita dell'orario di lavoro è consentita qualora vengano conservati i documenti probanti l'effettivo orario di lavoro;
4) i dischi cronotachigrafici debbono essere conservati per un anno in adempimento dell'obbligo di conservazione della documentazione del personale mobile previsto dalla normativa europea.