Nuove tutele per le email dei dipendenti. Il Garante della Privacy, con un documento di indirizzo rivolto ai datori di lavoro, fissa delle regole precise sulla conservazione dei metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti. Scopo: prevenire trattamenti di informazioni in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori. Con un provvedimento dello scorso 21 dicembre, l’Autorità adotta infatti un documento, denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati, di cui ha dato notizia con la newsletter del 6 febbraio. In sostanza, il Garante per la Protezione dei Dati personali chiede ai datori di lavoro pubblici e privati di verificare che programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti “consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati di 7 giorni o limitando il loro periodo di conservazione a un massimo di sette giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore”. L’esigenza nasce a seguito di alcuni accertamenti effettuati dall’Autorità dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per gestire la posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, “sono configurati in modo da raccogliere e conservare i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti”. In alcuni casi è emerso che i sistemi non permettono ai datori di lavoro di disabilitare “la raccolta sistemica dei dati e ridurre il periodo di conservazione”. Nel caso poi in cui i datori di lavoro avessero la necessità, per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare, di trattare i metadati per un tempo più esteso, “dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori”.
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