Martedì, 24 Ottobre 2017 11:45

Mail sul lavoro, controlli del datore con regole precise

Il datore di lavoro non può accedere in maniera indiscriminata alla posta elettronica o ai dati personali contenuti negli smartphone in dotazione al personale. L'acquisizione di questi dati è lecita solo se avviene nel rispetto dei criteri generali definiti dal codice della privacy. Il Garante della privacy, con il provvedimento n.547/16, oltre a confermare gli orientamenti precedenti, ha fornito esempi concreti su come applicare tali orientamenti. Nel disporre il divieto di utilizzo di tali dati, l'Autorità ha affermato che il datore, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione professionale ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità, attenendosi ai limiti previsti dalla normativa. La disciplina in materia di controlli a distanza, inoltre, non consente di effettuare attività idonee a realizzare, anche indirettamente, il controllo massivo, prolungato e indiscriminato dell'attività del lavoratore. I lavoratori, inoltre, devono essere sempre informati in modo chiaro e dettagliato sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali ed eventuali verifiche.

Dai riscontri effettuati dall'Autorità, è risultato che, nel caso concreto, il datore non aveva informato i lavoratori su modalità e finalità di utilizzo degli strumenti elettronici in dotazione, né su quelle relative al trattamento dei dati. Aveva poi configurato il sistema di posta elettronica in modo da conservare copia di tutta la corrispondenza per 10 anni, un tempo non proporzionato allo scopo della raccolta. Esisteva anche una procedura che consentiva alla società di accedere anche ai messaggi con carattere privato. E' inoltre emerso che la società continuava a mantenere attive le caselle e-mail fino a 6 mesi dopo la cessazione del contratto, senza però dare agli ex dipendenti la possibilità di consultarle o, comunque, senza informare i mittenti che le lettere non sarebbero state visionate dai legittimi destinatari, ma da altri soggetti. Il datore, inoltre, poteva accedere da remoto (non solo per attività di manutenzione) alle informazioni contenute negli smartphone in dotazione ai dipendenti (anche private e non attinenti allo svolgimento dell'attività lavorativa), di copiarle o cancellarle, di comunicarle a terzi violando i principi di liceità, necessità, pertinenza e non eccedenza del trattamento. Tutte le info dai Consulenti del Lavoro.